介護記録の重要性～IT・電子化による効率UPがおすすめ！
介護施設の事務作業として必要な介護記録ですが、介護をおこなうのに手一杯でしっかり記録ができていない施設もあるかもしれません。今回は、介護記録をしっかりおこなうことの重要性について再確認すると共に、記録の効率化に役立つIT・電子化についてまで述べて行きたいと思います。
目次
そもそも、介護記録とは何のことでしょうか？
ご存じの方も多いとは思いますが、まずは介護施設でおこなわれる「介護記録」とはどういったものなのか、介護記録について改めて確認してみましょう。
介護記録の概要
介護サービスを提供する施設または事業所で、利用者ごとにサービス提供内容を経時的に記録したものを「介護記録」と言います。記録の仕方としては、「紙に手書き」もしくは「記録ソフトに入力する」方法があります。
どういったことを記録するの？
介護記録に記入するのは、「介護を行った日時」や「具体的な介護内容」「介護サービス利用者の心身状況などを時系列に記録した個々の記録」です。また勤務交代などの際の、業務の引き継ぎに必要な情報を残しておくための「業務連絡」としての記録も行います。
介護記録の重要性とは
では次に、本題でもある「なぜ介護記録が重要だと言われているのか」について、見ていきましょう。介護記録の重要性が高いとされているのには、様々な理由があります。
重要性1：ケアプラン作成に活用できる
介護記録が重要な理由の一つ目は、利用者のケアプランを作成する際の重要な資料のひとつとなっていることです。介護記録をしっかり記入することで、利用者が抱えている課題を発見し、より質の高いケアを提供することにも繋がります。
重要性2：介護請求に関わる
介護記録が重要な理由の二つ目は、施設の収益に関わるからです。施設の主力財源となる介護報酬（介護請求）は、ケアプランにそったサービスが行われた場合に得ることができます。介護記録の内容とケアプランの内容に矛盾が発生した場合、介護報酬返還処分の対象となる危険性があります。そのため、介護記録は請求業務にも関わってくると言えるでしょう。
重要性3：介護サービスの証明として必要
介護記録が重要な理由の三つ目は、様々な場面での証拠となる点です。介護記録は、サービスを提供する施設側が利用者との契約内容に基づいて、適切な介護を提供したことの証となります。介護職員の仕事内容を第三者に証明することができるので、利用者の家族とのトラブルや、万が一事故や訴訟が起きてしまった場合での有力な証拠になります。施設側の信頼を守るために、介護記録は重要な役割を担っています。
重要性4：スタッフ間のコミュニケーションを円滑にする
介護記録が重要な理由の最後四つ目は、チームワークの向上に由来します。利用者の介護はスタッフ一人で対応するわけではなく、職員全員が協力して行います。シフト交代の際に利用者に関する情報を引き継ぐときにも、介護記録の情報は役に立ちます。介護記録に記載された利用者の生活状況や言動を職員同士で振り返ることで、その後の最適なケアに繋げることもできます。
介護記録をおこなうには、時間がかかる？
前述した通り様々な理由で重要性が高い介護記録ですが、「介護記録は大変だ」という声も現場からよく聞きます。
上記資料をご覧ください。この資料によると、不払い残業とされている主な業務のNo.1が「記録の作成と確認」となっています。
冒頭でも述べた通り、介護職員の仕事は介護だけではなく「介護記録のような事務作業」も含まれます。介護業界は深刻な人手不足を抱えており、介護だけでも手一杯な状態です。
介護記録などの事務作業にあてる時間を、業務時間内に収めるのはなかなか難しいことだと言えるでしょう。
職員の負担を減らしたい…介護記録を効率化するには？
では介護職員にかかる負担を軽減しながら、介護記録の質を落とさないようにしっかり記録をおこなうには、どうしたらいいのでしょうか？それにはやはり、「介護記録にかかる時間を短縮＝効率化」することが必要です。
介護記録を手書きからIT・電子化することで効率化！
介護記録を効率化するには、手書きからITへの切り替え、つまり介護記録ソフトの導入がおすすめです。
冒頭で、介護記録には「紙に手書き」もしくは「記録ソフトを使って入力」する方法があると述べました。この「紙に手書き」のやり方をおこなっている施設で「記録の負担が重い」と考えられているなら、「記録ソフトを使って入力」に変えていくことで、時短が実現します。
介護記録ソフトとは？
介護記録ソフトは、介護記録を行うためだけのソフトウェアもありますが、請求業務等に使う各種介護システムが一体化・連携したタイプもあります。各種介護システムが連携しているタイプなら、事務作業にかかっていた負担の大幅な軽減を期待できます。
手書きではなく、介護記録ソフトに入力するとなぜ時短になるの？
まず、ソフトウェアでリンクしている場所は自動で入力されるので、無駄な転記が不要になる点が時短の理由として挙げられます。また、介護職員が持ち歩いているスマートホン等の端末から入力できるので、気づいたときにすぐ入力できるので後から思い出す無駄な手間も省けます。
入力は一度だけでOKで、その場ですぐ入力できるという2点が時短を実現する主な理由と言えるでしょう。
まとめ
いかがだったでしょうか。今回ご紹介した介護記録ソフトを含めて、介護施設に必要な事務作業はどんどんIT・電子化が進んでいます。いち早くIT・電子化されたシステムを導入すれば、業務を効率化し生産性を上げていくことに繋がります。それは、従業員の負担を軽減し、施設の運営を守るためにも必要と言えるでしょう。
弊社では介護記録ソフトと連携することで、更に業務を効率化できる「介護記録連携ナースコール」を取り扱っています。詳しくはお問い合わせください。
介護記録管理ソフト連動で業務の効率化と負担軽減
参考資料
※全国労働組合総連合：2014年度版「介護施設で働く労働者のアンケート」と「ヘルパーアンケート」報告集
