介護施設の申し送りでよくある課題とは？情報共有を効率化するポイント｜平和テクノシステム
介護施設では、利用者の状態変化やケア内容、注意事項などを職員間で共有する「申し送り業務」が欠かせません。
一方で、人手不足や業務の多忙化、外国人スタッフの増加などにより、「必要な情報を正確かつ効率よく伝えること」に課題を感じる施設も増えています。
申し送りは日々繰り返される業務だからこそ、情報共有の方法によって業務負担やケア品質に差が生まれることがあります。
本記事では、介護施設における申し送り業務の課題と、効率化につながるポイントをご紹介します。
介護施設の申し送り業務でよくある課題
転記作業や後入力の手間が発生する
申し送り内容を紙へ記録し、後から記録システムへ入力する運用では、情報共有までに時間がかかることがあります。また、転記漏れや入力ミスにつながる可能性もあり、職員負担が増える要因となります。
口頭伝達による伝え漏れ・認識違い
口頭中心の申し送りでは、聞き漏れや解釈の違いによって必要な情報が正しく共有されないケースがあります。また、伝達内容の認識に差が生じることで、確認や再共有の手間が発生し、業務効率の低下につながる場合があります。
外国人スタッフへ正確に伝わらない
外国人スタッフが増える中で、専門用語や細かなニュアンスが伝わりづらく、情報共有に時間を要することがあります。また、伝達内容の確認や説明が繰り返し必要となり、職員間のコミュニケーション負担につながる場合があります。
音声入力による申し送りで、情報共有をもっとスムーズに
近年は、スマートフォンやICTを活用し、申し送り業務の負担軽減を図る介護施設も増えています。
特に、音声入力による申し送りは、記録・共有・確認を効率化できる方法のひとつです。
話した内容をその場で記録できることで、転記や後入力を減らし、職員同士の情報共有をスムーズに行いやすくなります。
Yuiコールの申し送り機能とは？
Yuiコールでは、YuiPhoneを活用した申し送り機能をご利用いただけます。
話すだけで申し送りを自動記録
YuiPhoneに話しかけた内容をAIが自動でテキスト化し、同時に音声データとしても保存します。その場で登録できるため、メモや後入力の負担軽減につながります。
6か国語翻訳に対応
日本語・英語・ベトナム語・インドネシア語・ポルトガル語・ミャンマー語の音声入力に対応しています。さらに、登録後はワンタッチで翻訳でき、多国籍スタッフとの情報共有も支援します。
音声再生で確認可能
記録した内容はテキストだけでなく、登録時の音声データも再生できます。作業しながら確認しやすく、伝達内容の確認もしやすくなります。
まとめ
申し送り業務の効率化は、職員負担軽減と情報共有の質向上につながる
申し送りは毎日発生する業務だからこそ、記録や共有の方法によって現場負担やケア品質に大きな差が生まれます。
音声入力や翻訳機能を活用することで、転記や後入力の負担軽減だけでなく、外国人スタッフを含めた円滑な情報共有も期待できます。
Yuiコールでは、音声による申し送り登録から、自動テキスト化・翻訳・音声再生まで一連の情報共有を支援しています。
申し送り業務の見直しやICT活用をご検討中の方は、お気軽にご相談ください。
